Gebruik je jouw bestelauto niet privé, dan is het niet per se noodzakelijk om een rittenregistratie bij te houden. In zo’n geval kun je gebruik maken van een zogenaamde ‘Verklaring uitsluitend zakelijk gebruik bestelauto’. Deze moet je via de werkgever bij de belastingdienst aanvragen. Na toekenning hoef je als berijder geen rittenregistratie meer bij te houden. Als de belastingdienst het vermoeden heeft dat je de bestelauto voor privédoeleinden gebruikt, wordt contact gezocht met de werknemer en werkgever. Je krijgt dan de mogelijkheid het zakelijke karakter van de rit aan te tonen. Lukt dat niet, dan volgt een naheffingsaanslag.
Als de werkgever bij de aanvraag een onjuiste verklaring heeft afgelegd, als de werkgever aan de werknemer toestemming voor het privégebruik heeft gegeven of als de werkgever weet dat de werknemer de auto voor privédoeleinden gebruikt, wordt de naheffingsaanslag aan de werkgever opgelegd. Als de werkgever niets te verwijten is, wordt nageheven bij de werknemer.
Als de werknemer de auto niet langer meer uitsluitend zakelijk gebruikt, moet hij de verklaring intrekken. Het niet intrekken is een beboetbare overtreding, nog los van de naheffing van de bijtelling zelf. In de fiscale wetgeving is ook een meldingsregeling ingevoerd voor de werkgever: De werkgever moet aan de fiscus melden dat de werknemer ten onrechte de verklaring nog niet heeft ingetrokken als de werkgever weet of vermoedt dat de werknemer de auto ook voor privédoeleinden gebruikt. Zo’n vermoeden kan bijvoorbeeld ontstaan door verkeersboetes buiten werktijd. Het niet melden wordt in gevallen waarin dat wel had gemoeten, bij de werkgever beboet met een vergrijpboete van maximaal 100% van het bedrag dat aan loonbelasting wordt nageheven.
Hoewel een rittenregistratie dus niet nodig is, is het in verband met de btw-heffing over het woon-werkverkeer, wel belangrijk om de stand van de kilometerteller vast te leggen per 1 januari en 31 december van elk kalenderjaar.
Als de ‘Verklaring uitsluitend zakelijk gebruik bestelauto’ door de werknemer wordt ingetrokken voordat hij de bestelauto voor privédoeleinden heeft gebruikt, wordt ervan uit gegaan dat hij dat jaar tot de datum van intrekking 0 kilometer privé heeft gereden met de bestelauto. Dat geeft je als werknemer de mogelijkheid om op die datum een ‘Verklaring geen privégebruik’ bij de inspecteur aan te vragen en vanaf die datum alsnog een rittenregistratie bij te houden waaruit blijkt dat je de auto voor niet meer dan 500 kilometer privé gebruikt.