Een werkgever kan aan een werknemer een onbelaste vergoeding geven van € 0,19 per gereden zakelijke kilometer. Daarbij wordt ook het woon-werkverkeer als zakelijk aangemerkt.
Zou voor sommige ritten een lagere vergoeding worden verstrekt dan € 0,19 per kilometer (bijvoorbeeld voor het woon-werkverkeer) en voor andere zakelijke ritten juist een hogere vergoeding, dan blijft de vergoeding toch onbelast als het gemiddelde niet hoger is dan € 0,19 per kilometer. Voorwaarde hiervoor is dat schriftelijk is vastgelegd dat de zogenaamde ‘salderingsregeling’ wordt toegepast. Deze regeling is ook mogelijk als de werkkostenregeling wordt gebruikt.
Belangrijk aandachtspunt is dat een onbelaste kilometervergoeding in principe alleen op declaratiebasis mogelijk is. Werknemers zouden dus moeten bijhouden wanneer zij van en naar het werk zijn gereisd. Op vrije dagen of ziektedagen heeft een werknemer geen recht op een vergoeding. Om te voorkomen dat de werkgever elke loonperiode de declaraties van werknemers moet controleren, mag uit praktische overwegingen een vaste onbelaste reiskostenvergoeding worden gegeven. Daarbij geldt het volgende.
Als een werknemer op jaarbasis doorgaans naar één of meer vaste arbeidsplaatsen reist, dan kan de vaste vrije vergoeding op jaarbasis als volgt worden vastgesteld: 214 werkdagen x € 0,19 x totale reisafstand per dag (in km). De toegestane vaste vrije vergoeding per maand of per week is dan het bedrag op jaarbasis gedeeld door 12 respectievelijk 52. Voor werknemers die in deeltijd werken, geldt als maximum een evenredig deel van deze 214 dagen.
Een werknemer reist op jaarbasis doorgaans naar een vaste arbeidsplaats als hij die arbeidsplaats op jaarbasis vermoedelijk ten minste 36 weken zal bezoeken.
Ook mag bovenstaande berekeningsmethode worden gehanteerd als de werknemer op minstens 128 dagen per kalenderjaar naar de vaste arbeidsplaats reist.
Voor een minder frequent reispatroon moet er een nacalculatie plaatsvinden. In geval van verwachte langdurige afwezigheid (langer dan 6 weken) door bijvoorbeeld ziekte, mag de vergoeding nog in de lopende en de eerstvolgende kalendermaand worden uitbetaald. Daarna mag de vaste vergoeding pas weer worden uitbetaald vanaf de maand volgend op de maand waarin de werknemer weer aan het werk is gegaan.
Ook moet nacalculatie plaatsvinden als de woon-werkafstand groter is dan 75 km enkele reis.
Geeft de werkgever geen vergoeding, dan kan de werknemer zelf in zijn aangifte geen kosten van reizen per auto meer aftrekken van zijn inkomen.