Als aan specifieke inrichtingseisen is voldaan, is er fiscaal sprake van een bestelauto, ook wel een auto met ‘grijs kenteken’ genoemd. Ook voor auto’s met een grijs kenteken gelden in principe de normale regels voor de bijtelling. Wel geldt er een uitzondering voor de bestelauto’s die (vrijwel) uitsluitend geschikt zijn voor goederenvervoer, bestelauto’s waar werknemers buiten werktijd geen privégebruik van kunnen maken omdat deze op de zaak achterblijven, en bestelauto’s waarvoor een overeenkomst met een verbod op privégebruik is opgesteld tussen werkgever en werknemer.
Ook voor doorlopend afwisselend gebruikte bestelauto’s geldt het forfaitaire bijtellingspercentage niet. In plaats daarvan is de werkgever dan een jaarlijkse eindheffing van € 300 per bestelauto verschuldigd.
Let er bij een verbod op privégebruik als werkgever op dat je toezicht moet houden op het naleven van het verbod én bij overtreding een passende sanctie moet opleggen. De werkgever kan toezicht houden op het naleven van het verbod door bijvoorbeeld het controleren van kilometerstanden, na te gaan wanneer verkeersovertredingen zijn gemaakt, de hoeveelheid van de verbruikte brandstof te controleren en te controleren of buiten werktijd brandstof is getankt. Leg ook goed vast dat je het toezicht daadwerkelijk hebt uitgeoefend.
In de wet is expliciet bepaald dat in geval van zo’n verbod op privégebruik ten aanzien van een bestelauto de forfaitaire bijtelling niet geldt. De werkgever dient zich echter wel te realiseren dat het risico op naheffing en boetes in geval van zo’n schriftelijk overeengekomen verbod op privégebruik geheel bij hem ligt. Bij een kilometeradministratie samen met een ‘verklaring geen privégebruik’ of bij een ‘verklaring uitsluitend zakelijk gebruik bestelauto’ voorkomt hij in principe dat risico.
Wordt een bestelauto in verband met de aard van de werkzaamheden doorlopend en afwisselend door twee of meer werknemers gebruikt, dan kun je als werkgever volstaan met een eindheffing van € 300 per auto. Die eindheffing draag je dan als werkgever aan de belastingdienst af. Op het loon van de werknemers doe je dan geen inhouding. Deze situatie kan zich bijvoorbeeld voordoen bij een installatiebedrijf waarbij in een bepaalde week werknemer A op maandag en dinsdag een bepaalde bestelauto meeneemt, op woensdag en donderdag werknemer B en op vrijdag werknemer C, terwijl op andere dagen en in andere weken een totaal ander gebruik van de diverse bedrijfsauto’s door de diverse medewerkers plaatsvindt. Als iemand ’s avonds steeds dezelfde auto mee naar huis neemt, is er geen sprake van doorlopend afwisselend gebruik. Van doorlopend afwisselend gebruik is ook geen sprake als er bij een bedrijf bijvoorbeeld twee werknemers en twee bestelauto’s zijn, die dagelijks worden gewisseld.