Het komt regelmatig voor dat werkgevers en werknemers in de arbeidsvoorwaarden een vergoeding voor het privégebruik van de auto afspreken. Zo’n vergoeding kan bijvoorbeeld een vast bedrag per maand zijn, of een bedrag per gereden privékilometer.
Voor de bijtelling is belangrijk dat het gaat om een bijdrage “voor privégebruik”. Die bijdrage kan dan via verwerking in de loonadministratie worden afgetrokken van de belaste bijtelling.
Naast een vergoeding voor privé-kilometers kan het ook voorkomen dat een werknemer om privéredenen een duurdere auto wil rijden dan de binnen het bedrijf geldende autoregeling toestaat (de zogenaamde ‘leasenormoverschrijding’, ‘bovennormbijdrage’ of ‘luxe-bijdrage’) en dat hiervoor een vergoeding moet worden betaald aan de werkgever.
Als dit een afzonderlijke vergoeding is, los van de vergoeding voor privégebruik, is deze vergoeding slechts aftrekbaar in de verhouding waarin de privékilometers staan ten opzichte van het totale aantal kilometers. Wel keurt de belastingdienst het goed dat zo’n leasenormoverschrijding wordt opgenomen in de bijdrage voor privégebruik. Er moet dan wel expliciet schriftelijk worden vastgelegd dat het een vergoeding “voor privégebruik” betreft. In zo’n vergoeding voor privégebruik kunnen daarnaast bijvoorbeeld ook de eventuele afkoopsom bij einde van de dienstbetrekking en de kosten van accessoires worden meegenomen.
Heb je als werkgever en werknemer samen afgesproken dat de hogere eigen bijdrage (bijvoorbeeld door die bovennormbijdrage) volledig is bedoeld als een bijdrage voor het privégebruik, mag je dus de hele bijdrage in mindering brengen op de bijtelling. Maar als je samen niets of iets anders hebt afgesproken, dan mag dit niet. Bijvoorbeeld als de werknemer ook een bijdrage moet betalen terwijl hij geen bijtelling privégebruik auto heeft.
Betaalt de werknemer voor extra accessoires rechtstreeks een bedrag aan de dealer in plaats van aan de werkgever, dan is het aan de dealer betaalde bedrag niet aftrekbaar van de bijtelling. Alleen een betaling aan de werkgever is aftrekbaar, als dit een bijdrage voor privégebruik betreft.