De bijtelling voor het privégebruik van een auto van de zaak kan worden voorkomen door op jaarbasis niet meer dan 500 kilometer privé te rijden. Het bewijs daarvoor is in principe niet aan een bepaalde vorm gebonden, maar een sluitende kilometeradministratie/rittenregistratie geeft de meeste zekerheid dat de bijtelling niet van toepassing is.
In een rittenregistratie moeten per rit de volgende gegevens worden bijgehouden: datum, begin- en eindstand van de kilometerteller, plaats van vertrek, plaats van de bestemming, vermelding van de aard van de rit (zakelijk of privé) en de gereden route als van de gebruikelijke route wordt afgeweken. Dit kan zich bijvoorbeeld voordoen bij wegafsluitingen, omleidingen, files e.d.
Voor het bijhouden van een sluitende rittenregistratie kan ook een ‘black box’ of rittenregistratie-app gebruikt worden. Daarmee worden veel ritgegevens automatisch vastgelegd. Daarnaast worden echter ook gegevens handmatig ingevoerd, bijvoorbeeld het karakter van de rit (zakelijk of privé). Daarom kan net als bij een handmatig bijgehouden rittenadministratie een relatie tussen de rapportage en andere bescheiden, zoals agenda’s, nodig blijven. De rapportage én de onderliggende gegevens vormen samen de controleerbare rittenregistratie als bewijs van een privégebruik van niet meer dan 500 km op jaarbasis.
Tip: Een aantal leveranciers van ritregistratiesystemen heeft een keurmerk van de stichting Keurmerk Ritregistratiesystemen. Dat keurmerk geeft onder meer aan dat het systeem voldoet aan eisen met betrekking tot betrouwbaarheid en privacybescherming.