Medewerkers van autodealerbedrijven rijden vaak in demoauto’s. Daardoor wisselen zij regelmatig van auto. Ook medewerkers van merkonafhankelijke autobedrijven met een auto van de zaak zullen in de praktijk regelmatig wisselen van auto. Om de administratieve lasten te beperken en het bedrag van de bijtelling te kunnen berekenen, heeft BOVAG met de belastingdienst een convenant afgesloten over de manier van administreren en controleren van de bijtelling van medewerkers van autobedrijven.
Deze regeling ziet er als volgt uit:
1. De bijtelling wordt per dag bepaald;
2. Als de werknemer aan het eind van de werkdag een auto meeneemt, geldt voor die dag de catalogusprijs van die betreffende auto;
3. Werkt de werknemer op een bepaalde dag niet (verlof/ziekte/weekend) en heeft hij een auto meegenomen, dan geldt de catalogusprijs van de auto die voor het laatst meegenomen is en nog niet naar de zaak is teruggebracht;
4. Als de werknemer geen auto meeneemt, dan geldt de catalogusprijs van de auto waarover de afgelopen twee maanden de meeste keren bijtelling is berekend.
Volgens de ‘Handreiking toezicht’ van de belastingdienst moet de werkgever toezicht houden op de juistheid en de volledigheid van de administratie. De werkgever houdt voldoende toezicht op de rittenregistratie als hij in ieder geval de volgende controles uitvoert:
- De werkgever controleert minimaal één keer per loontijdvak na werktijd welke auto’s afwezig zijn. Hij moet elke afwezige auto kunnen verklaren.
- De werkgever controleert de kilometerstanden van de auto’s. Dit betekent dat hij bij ieder begin en eind van een periode van gebruik door de werknemer de begin- en eindstand van de kilometerteller met de rittenregistratie vergelijkt. Eindigt het gebruik van de auto door de werknemer doordat een klant een proefrit gaat maken, dan kan de werkgever de rittenregistratie met de proefritregistratie vergelijken.
- De klant keurt de begin- en eindstand van de kilometerteller goed door zijn handtekening en zijn naam en adresgegevens op het proefritformulier te zetten.
- De werkgever controleert van alle werknemers de rittenregistratie vier keer verspreid over het kalenderjaar een week lang. Bij deze controle vergelijkt hij de rittenregistratie bijvoorbeeld met agenda’s, werkroosters en proefritformulieren. Zodra de werkgever informatie van buitenaf krijgt, zoals boetes of schademeldingen, vergelijkt hij deze informatie met zijn rittenregistratie.
Binnen de autobranche kan de bijtelling ook gebaseerd worden op een vaste auto, mits de werknemer niet te vaak van auto wisselt. Werkgever en werknemer moeten hiervoor een schriftelijke overeenkomst opstellen. De bijtelling wordt dan berekend over de in die overeenkomst opgenomen vaste auto. Dit wordt eenmalig in de administratie geregistreerd en vervolgens bij wijziging van de vaste auto.