Bij aanschaf van een auto in de onderneming moet de auto voor de aanschafprijs op de balans opgenomen worden. Deze aanschafprijs is doorgaans exclusief btw, omdat deze btw meestal teruggevraagd kan worden. Ook de BPM op een bestelauto wordt door ondernemers niet geactiveerd, omdat zij vrijgesteld zijn van BPM. De investeringsaftrek is een extra aftrekpost en wordt daarom niet in mindering gebracht op deze aanschafprijs.
Vervolgens moet een inschatting worden gemaakt van de gebruiksduur en de restwaarde. De gebruiksduur zal sterk afhangen van het soort onderneming en de vraag hoe intensief de auto wordt gebruikt. Voor bijvoorbeeld een koeriersbedrijf zal dat anders liggen dan voor een ondernemer met een lokale klantenkring. Het verschil tussen de aanschafprijs en de restwaarde wordt vervolgens in gelijke delen verdeeld over de gebruiksduur.
Het versnellen van de afschrijving door op basis van een vast percentage van de boekwaarde af te schrijven is slechts in uitzonderingssituaties toegestaan. Wel kan op bepaalde bedrijfsmiddelen (milieu-investeringen) en door startende ondernemers willekeurig afgeschreven worden.
Bij het bepalen van de jaarlijkse afschrijving geldt er ook een bovengrens: Voor personen- en bestelauto’s geldt een maximale jaarlijkse afschrijving van 20% van de aanschafwaarde. Bij een normale restwaarde levert dit meestal geen beperking op. Maar bij hoge kilometrages en lage restwaarden kan het nadeel van deze afschrijvingsbeperking zijn dat de afschrijving pas in een later jaar afgetrokken mag worden.
De afschrijving is door bovengenoemd systeem in alle jaren even hoog. Omdat dit niet altijd ook de bedrijfseconomische realiteit weergeeft, maken sommige bedrijven verschil tussen hun bedrijfseconomische afschrijving (afnemend percentage) en fiscale afschrijving (vast percentage).
De afschrijving komt in aftrek op het belastbare resultaat van de onderneming. Een eenmanszaak, vennootschap onder firma, maatschap en commanditaire vennootschap wordt belast met inkomstenbelasting, oplopend tot 51,75% (exclusief de MKB-winstvrijstelling). B.V.’s en N.V.’s worden belast met vennootschapsbelasting, oplopend tot 25% in 2019.